chevron-down chevron-left chevron-right chevron-small-down chevron-small-left chevron-small-right chevron-small-up chevron-thin-down chevron-thin-left chevron-thin-right chevron-thin-up chevron-up chevron-with-circle-down chevron-with-circle-left chevron-with-circle-right chevron-with-circle-up controller-play mail reply-all reply thumbs-down thumbs-up facebook-with-circle facebook linkedin-with-circle linkedin pinterest-with-circle twitter-with-circle twitter home

Annons - Innehåll från Unionen

Unionen Chef – del 3:

Hantera tuffa situationer på jobbet – så gör du

Svåra samtal, omorganisationer och andra obekväma situationer.
Ibland tvingas du som chef hantera lägen som är jobbiga – både för dig själv och medarbetaren.
– Min åsikt är att man ska vara oerhört ärlig, säger Pär Svärdson, grundare av Adlibris och vd för Apotea.

Livet som chef är inte alltid en dans på rosor. Som ledare förväntas du inte bara leda dina medarbetare, du kommer även att ställas inför påfrestande situationer som allvarliga samtal eller uppsägningar.

– Tack och lov så har jag inte sagt upp så många människor i mitt liv, men tyvärr några. Men om man inte oroar sig för det, eller inte tycker det är jobbigt, då är det något fel på en, säger Per Svärdson.

Han menar att ärlighet är viktigast i den här typen av situationer, annars blir det lätt fel:

– Jag tror att det absolut värsta, och kanske det vanligaste, är att chefen säger till den här medarbetaren att: ”Du är jättejätteduktig.” Och så går chefen ut och tänker: ”Nu har jag minsann lärt dem exakt hur det är”, vilket gör att medarbetaren och chefen har helt olika åsikter efteråt om vad som har sagts och det är ju väldigt taskigt mot en medarbetare.

Han tror att man som chef, utöver ärligheten, behöver känna sig trygg i sin chefsroll för att lyckas – oavsett situation:

– Jag tror framför allt att du behöver vinna någon egen form av trygghet. Jag tror inte någon blir en bra chef om man inte känner sig bra. Om man själv tror man är en dålig chef, då kommer man att vara det.

– Om man gör någonting flera gånger och får uppskattning för det, då är det klart man känner sig trygg av det. Det är lite som med körkort, för varje gång man kör känner man sig tryggare med att svänga.

LÄS MER: Bli medlem här – första 3 månaderna utan kostnad

8 tips inför det svåra samtalet

En av de absolut jobbigaste delarna i chefsrollen är allvarliga medarbetarsamtal. Men det finns sätt att göra en tuff situation lättare (se faktaruta). Med ordentliga förberedelser och med en tydlig målsättning blir en utmanande situation enklare, anser Jaana Lindström, coach hos Unionen Chef:

– Man ska inte vara rädd för det svåra samtalet. Det är naturligt att känna oro, men har man rätt verktyg och är väl förberedd blir det mycket enklare.

Vad anser du är särskilt viktigt att tänka på?
– När man sagt det man vill säga, låt medarbetaren få föra sin talan. Då måste man vara tyst och lyssna på vad som verkligen sägs. Försök inte argumentera utan låt personen få reagera på det som nyss sagts. Inta ett icke-dömande förhållningssätt, ställ följdfrågor och behåll lugnet.

Hon rekommenderar också att du som chef reflekterar över hur samtalet gick och vad som kan förbättras. Att koppla in HR-avdelningen är ett bra sätt att slippa känna sig ensam i situationen:

– Det är lätt att känna sig ensam och otillräcklig som chef, framförallt i sådana här lägen. Ofta har HR en stödfunktion för cheferna och man bör absolut be om stöd vid behov.

”Tystnad och hemlighetsmakeri riskerar att skrämma bort medarbetare som man kanske velat ha kvar.”

Så behåller du lugnet i en omorganisation

Omorganisationer är en annan fråga som påverkar såväl chefer som medarbetare. Robert Boronkay, ansvarig för Unionen Chef, har tidigare erfarenheter som förhandlande ombudsman för Unionen. Därmed har han god erfarenhet av omorganisationer.

– Alla partner påverkas ju i en sådan situation, både arbetsgivare, anställda och inte minst cheferna. Som chef kan situationen bli särskilt påfrestande, då man dels ska genomföra omorganisationen, leda det dagliga arbetet samtidigt som man kanske själv brottas med en oro över sin egen framtid. Där måste man vara professionell och hålla fokus på helheten, säger han. I såna situationer kan chefen själv behöva sitt fackförbund att stödja sig mot i sin oro.

En typiskt dålig omorganisation är när företagsledningen kör sitt eget race och håller omgivningen i ovisshet. Då har man bäddat för en rörig period, anser Robert Boronkay:

– Förvånansvärt ofta säger företaget att de ”vill förhandla färdigt med facket” och sedan informera de anställda. Det är inte acceptabelt att göra så, vi kan inte ställa medlemmar inför ställt faktum. Vi vill kunna diskutera förslagen med våra medlemmar och ge feedback som kanske gör omorganisationen bättre.

– Tystnad och hemlighetsmakeri riskerar också att skrämma bort medarbetare som man kanske velat ha kvar.

Det gäller att aldrig ljuga

Även vid omorganisationer fungerar öppenhet och ödmjukhet bäst – och här har cheferna ett särskilt stort ansvar för den psykiska arbetsmiljön på arbetsplatsen, menar Boronkay:

– Den absolut vanligaste frågan du kommer få är: ”Får vi behålla jobbet?” och där gäller det att aldrig ljuga. Gissa inte och undanhåll ingen info, det kommer i längden bidra till oro och ryktesspridning. Vet du inte så svara att ”vi har inte all information just nu”. Kom ihåg att även om du inte har information så är det information. Det fungerar lugnande för stunden.

Att hela tiden stå i nära kontakt med medarbetarna via facket är också ett bra sätt att skapa lugn i den omvälvning som en omorganisation innebär:

– Bjud in facket redan när du har en idé om hur omorganisationen ska gå till. De chefer och ledningsgrupper som bjuder in facket på ett tidigt stadium ser facket som en resurs. Man ger de berörda chans att påverka situationen och får klok input från en annan vinkel.

– Den fackliga partnern gör situationen mindre dramatisk, saker förankras och medarbetarna får känna sig hörda.

LÄS MER: Smarta guider och tjänster för dig som är chef

”Nätverkande är väldigt viktigt”

En som vet att det blåser hårt på toppen – och att avgångskravet kan komma snabbt – är Håkan Eriksson, tidigare förbundskapten för herrarnas U21-landslag i fotboll. För att klara sig i en så osäker chefsvärld som elitfotbollen ser Ericson till att löpande stärka sin egen kompetens.

– Vad jag har gjort är att satsa mycket på personlig utveckling i form av coachingkurser och mental träning. Det har jag gjort av tre anledningar: dels för att utveckla mig själv och sätta nya mål med mitt liv, dels för att kunna förändra mitt ledarskap till en viss del – men också för att skapa processer och planer: hur hanterar man stress, hur hanterar man yttre påfrestning.

Vid en omorganisation eller uppsägning råder Ericson att man har en genomtänkt strategi som snabbt kan sättas i verket. För egen del har den tidigare U21-kapteten följande upplägg:

– Nätverkande är väldigt viktigt, till och med jag har insett att man måste vara lite mer aktiv på sociala medier och sådana saker. Men framför allt fungerar mun-till-mun. Sedan ska man givetvis göra ett så bra intryck man kan när man väl får chansen att visa upp sig.