Tuffa utmaningen: Så lyckas du med svåra samtal

En av de absolut jobbigaste delarna i chefsrollen är allvarliga medarbetarsamtal.
Men det finns sätt att göra en tuff situation lättare.
– Man behöver förbereda sig ordentligt och ha en tydlig målsättning med vad samtalet ska resultera i, säger Jaana Lindström, coach hos Unionen.

Gör som över 100 000 andra chefer

 

Vad är absolut jobbigast att hantera som chef? Förmodligen svarar de flesta ”svåra samtal med de anställda”, som exempelvis uppsägningar eller beteende på arbetsplatsen. Och det är en utmaning – såväl för chefen som för medarbetaren:
– Det kan vara en väldigt jobbig situation, personen man talar med kommer kanske reagera på något sätt och bli ledsen, arg eller gå i försvar. Därför är det viktigt att tänka på hur samtalet ska fortlöpa för att bli så bra som möjligt, säger Jaana Lindström.

 

Hon rekommenderar chefen att dela upp situationen i tre faser (se faktaruta nedan) – något som för många fungerar som (lugnande och) avdramatiserande:
– Man ska inte vara rädd för det svåra samtalet. Det är naturligt att känna oro, men har man rätt verktyg och är väl förberedd blir det mycket enklare.

 

Vad anser du är särskilt viktigt att tänka på?
– När man sagt det man vill ha att säga, låt medarbetaren få föra sin talan. Då måste man vara tyst och lyssna på vad som verkligen sägs. Försök inte argumentera utan låt personen få reagera på det som nyss sagts. Inta ett icke-dömande förhållningssätt, ställ följdfrågor och behåll lugnet.

 

Efter ett så krävande samtal kan det vara läge för chefen att reflektera över hur samtalet gick och vad som kan bli bättre nästa gång. Ibland kan man behöva reflektera över samtalet tillsammans med någon annan.
– Det är lätt att känna sig ensam och otillräcklig som chef, framförallt i sådana här lägen. Ofta har HR en stödfunktion för cheferna och man bör absolut be om stöd vid behov.

 

Jaanas tips vid svåra samtal

Förberedelse
”Vad är din roll och hur ser ditt ansvar ut? Ska HR vara med? Vad har du för fakta kopplad till specifika situationer och beteenden? Hur ska du framföra ditt budskap? Hur tror du personen kommer att reagera? Behövs flera samtal? Se till att gå igenom dessa frågeställningar i förväg.”

 

Samtalet
”Förklara tydligt varför samtalet hålls och vad målsättningen är. Tydliggör konsekvenserna av det beteende som behöver förändras. Var noga med att lyssna och låt medarbetaren få tala till punkt. Sammanfatta mötet lite kort i slutet och ta sedan ett gemensamt beslut om vad nästa steg är: Vem gör vad, vilken support ska du som chef ge och hur ska detta följas upp?”

 

Efteråt
”Reflektera kring hur det gick, vad händer nu? Vilka behöver du kontakta? Det behövs en plan för hur allt ska gå tillväga och ett uppföljande samtal. Kom ihåg att du som chef har ansvar för att samtalet leder fram till nästa steg i frågan.”

 

Läs mer om vad du får i Unionen Chef

 

Chefsliv

► Över 100 000 chefer är medlemmar i Unionen Chef – Sveriges största fackförbund för chefer.

 

► Som medlem kan du försäkra din inkomst upp till 150 000 kr/mån.

 

► Vi kan dina rättig­heter som anställd och vi kan hjälpa dig med frågor i din yrkesroll som chef – vi är experter på privat svensk arbets­marknad.

 

► Undrar du något är det bara att ringa! Vi har en direktlinje för dig som är medlem i Unionen Chef.

AB Kvällstidningen Expressen
Ansvarig utgivare: Thomas Mattsson
Produktion: Wasp Communication
Om cookies